如何设定有效的行动步骤

要完成事务,关键在于有效的行动步骤。你需要为自己设定行动步骤,也可能需要帮助他人设定他们自己的行动步骤。但并非所有的行动步骤都是有效的。这里告诉你如何设定有效的行动步骤。

作为一名专业教练,我知道客户如果期望在他们的目标上取得进展,就必须采取行动来把教练对谈中所获得的领悟和想法付诸实行。每次教练对谈结束之前,我都会帮助客户制订 2 到 3 个行动步骤。他们必需在下一次对谈之前完成这些行动步骤。

我通常会这样子问及行动步骤:

你可能采取什么行动来向前迈进?

客户对这问题的回答通常会比较含糊、不具体、过于乐观或不实际。但这不是问题,因为这是制订有效行动步骤的起点。我接下来会问的跟进问题,能够帮助他们制订可行、能往前进的行动步骤。


如何设定有效的行动步骤

制订行动步骤时,需要察觉到哪些方面有欠缺、不清楚、或不切实际。有效的行动步骤至少包括 5 个要素。

1. 有效的行动步骤能让你向前迈进。 我许多卓有成就的客户所制定的行动步骤,实际上都只是目标;例如 “在九月一日之前启动我们的新方案。” 其实,“目标” 是你期望实现的事情,但它必需透过在一段时间里采取多个步骤来达成。而 “行动步骤” 是一个在小段时间里完成的单一待办事项。要把目标划分为行动步骤,我们的思维方式必需是 “如何向前一步”,而不是 “如何完成”。“目标” 应该具有挑战性,但 “行动步骤” 应该是容易完成。我们可以问:

    • “你可能采取什么行动来向前进?”(焦点在于进展)
    • “需要采取哪些步骤才能实现这目标?”(制订小步骤)
    • “接下来一周你要做什么?”(用即时性来缩小行动步骤)

2. 有效的行动步骤是具体的行为、想法、或决定。 “我将在本周内改善在办公室内的沟通。” 是个意图,而非实际行动。虽然听起来让你感觉不错,但是因为不具体,所以不可能带来多少改变。我们可以提出以下问题来帮助制订更可行的行动步骤:

    • “你期望以什么方式改善你的沟通?”(形容所期望的改进)
    • “在你心目中,这牵涉到何人或什么情况?”(列明情况)
    • “改善之后的沟通会是什么样子?”(想象所期待的结果)

3. 有效的行动步骤必须是你能掌控的。 一位销售员如果说:“本周内我将完成 10 项交易。” 他只是识别了所期待的结果,并没有列明达成结果的步骤。我们可以用问题来汲引出实现目标所需的行为和心态:

    • “你需要做什么才能达成这 10 项交易?”(使其行为化)
    • “你在本周内将完成几次【销售拜访】?”(使其可衡量)
    • “你需要哪些思维上的转变才能做到这一点?”(包括态度、心态、等)

4. 有效的行动步骤是承诺。 “或许我会处理即将来临特会的宣传项目。” 我想、我可能、或许、看看吧、有时间的话… 这些词句都带有不确定性和缺乏承诺。我们可以透过以下提问来评估或增强承诺:

    • “什么东西能把 ‘我可能’ 转变为 ‘我将会’?”(识别障碍)
    • “你承诺你将做什么?”(阐明行动步骤与承诺)
    • “你将在何时做?” 如果对方不确定,可以接着问:“如果现在就查看你的行事历,你觉得如何?”(确定日期是对委身度的一种测试)

5. 有效的行动步骤让你在完成后把项目从清单中注销。 “我将改变我的饮食习惯,” 这句话有好些问题。除了含糊不清以外,它也不够具体,更不是单一项目。它需要透过长时间和许多不同的行动才能达成。它不能通过清单的测试。我们可以问:

    • “你期望达成哪些具体的改变?”(阐明目标)
    • “改变你的饮食习惯,需要哪些步骤?”(识别具体的行动)
    • “在本周内你将致力于做什么?”(使行动有即时性)

制订有效的行动步骤通常需要一些能促进反思的问题。在我们的脑海里,我们或许觉得自己的行动步骤已经够明确且具体。开声说出来时,常常会暴露出它们的弱点。我们需要大胆地探索行动的含义、用意、及实际做法,以便让它最终能够明确可行。

问题:明确的行动步骤如何帮助你向前迈进?



基斯 ‧ 韦伯 致辞

Keith Webb如果你是个基督徒领导者并希望能倍增你的果效,我们可以帮助你。我开发了 COACH 教练模式® 和我们受 ICF 核准的基督徒教练培训,目的是要帮助你实现你机构的结果,而且同时能够培育人。

自 2005 年以来,我们已经在超过 30 个国家里与超过 350 个机构合作,帮助他们发展领袖及使用教练式做法。单在 2018 年里,我们就已经训练了 3,646 位领导者使用教练技能。

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